Le calendrier

Accéder au calendrier

Pour accéder au calendrier :

Cliquer sur la tuile Calendrier à l’Accueil
Ou passer par le menu latéral

L’écran du calendrier

L’écran est subdivisé en 4 parties :

À gauche : les noms des salariés pour lesquels des évènements existent dans le calendrier
Au milieu : le calendrier qui affiche par défaut les évènements du mois en cours
À droite : la possibilité d’afficher les détails d’un évènement
En haut sont indiqués les noms des différents calendriers disponibles

Créer un évènement à partir du calendrier

Sélectionner la date de l’évènement par un clic sur la zone du calendrier à la date de l’évènement prévu
Une fenêtre de saisie de l’évènement s’ouvre à droite de l’écran
Saisir l’évènement en remplissant les différents champs :
- Type de fiche : correspond au type de fiche qui sera créé pour rendre compte de l’évènement
- Salarié permet de renseigner le nom du salarié concerné
- Date de l’évènement : correspond à la date de l’évènement
- Heure de début et de fin pour saisir la durée de l’évènement
- Couleur dans le calendrier : permet de choisir une couleur à affecter à cet évènement
Cliquer sur Enregistrer la saisie pour sauvegarder l’évènement

Le rendez-vous a été ajouté dans le calendrier.
La fiche Entretien (dans le cas présent) a été crée, la date du rendez-vous apparaît dans le champ Date de l'évènement (et la date de la fiche est au jour de création du rendez-vous).

Cet entretien apparaît parmi les rendez-vous à venir.

Créer un évènement à partir d’une fiche

Un rendez-vous peut également être créé via une fiche.

Par exemple pour créer un rendez-vous en vu d'un entretien avec le salarié :

Aller sur le dossier du salarié concerné
Créer une fiche Entretien pour Siham ou Bilan intermédiaire – Entretien – Suivi pour Sil’ESA
Pour que l’évènement apparaisse dans le calendrier, il faut aller dans le groupe de champs nommé Rendez-vous puis saisir comme suit :
- Titre de l'évènement (qui sera le titre de l’évènement dans le calendrier)
- Date de l’évènement (penser également à modifier la date de saisie de la fiche à la date du rendez-vous)
- La saisie des heures est facultative. Si aucune heure n’est saisie un 00 :00 apparaîtra au niveau de l’évènement
- Attribuer une couleur personnalisé (facultatif)
Saisir d’autres données dans la fiche si nécessaire
Valider la fiche

La fiche est visible et accessible dans le dossier du salarié et a également été ajoutée dans le calendrier à la date de l’entretien, le nom du salarié apparaissant à gauche de l’écran

Synchronisation du calendrier vers Outlook

Les utilisateurs ont la possibilité de synchroniser le calendrier du logiciel vers Outlook. Pour ce faire, à partir du calendrier du logiciel :

Cliquer sur le bouton Partager en haut à droite de l’écran
Cliquer sur Copier dans le presse-papier pour copier le lien vers le calendrier du logiciel

Aller dans le calendrier Outlook (ou équivalent) :

Cliquer sur Ajouter un calendrier
Cliquer sur S’abonner à partir du web
Coller le lien précédemment copié
Attribuer un nom et éventuellement une couleur à ce nouveau calendrier
Sélectionner sur quel calendrier ajouter le calendrier du logiciel
Cliquer sur Importer
Dans Ajouter à, sélectionner le calendrier dans lequel vous ajouter ce nouveau calendrier (ici Autre calendriers)

Les rendez-vous fixés via le logiciel sont désormais synchronisés dans le calendrier Outlook (dans le cas présent).

La démarche est similaire sur d'autres calendriers.

Synchronisation du calendrier vers Google Agenda

Pour synchroniser le calendrier Siham/Sil'ESA vers un Google Agenda, il faut commencer par copier le lien du calendrier du logiciel :

Cliquer sur le bouton Partager en haut à droite de l’écran
Cliquer sur Copier dans le presse-papier pour copier le lien vers le calendrier du logiciel

Se connecter aller sur Google Agenda :

À droite de l'écran, aller sur Autres agendas puis sélectionner le bouton +
Cliquer sur À partir de l'URL
Coller le lien précédemment copié
Cliquer sur le bouton Ajouter un agenda

L'agenda est ajouté, et apparaît parmi les Autres agendas.
Dans les paramètres de l'agenda, personnaliser si besoin le nom de l'agenda qui vient d'être ajouté

Retourner sur l'agenda Google pour constater que les évènements ont bien été synchronisés de Siham/Sil'ESA vers l'agenda Google

Synchronisation d’un calendrier externe vers le logiciel

L’utilisateur peut également choisir de synchroniser son calendrier personnel Outlook par exemple dans le logiciel. Pour ce faire :

À partir d’Outlook il faut récupérer le lien de partage du calendrier :
Cliquer en haut à droite du logiciel pour accéder aux paramètres
Cliquer sur Calendriers partagés, puis aller en bas de la page
Cliquer sur le lien se terminant en ICS, puis cliquer sur Copier le lien, puis Copier
Aller dans la page du calendrier du logiciel :
Cliquer sur Gérer les calendriers
Coller le lien copié dans la zone URL du calendrier
Attribuer un nom au calendrier
Cliquer sur Ajouter
Attendre que la synchronisation s’effectue
Le calendrier personnel s’affiche dans le calendrier du logiciel

Ce nouveau calendrier s’affiche également en haut de l’écran

Filtrer les évènements dans le calendrier

Deux types de filtre sont possibles : par salarié ou par calendrier

Par salarié

Pour afficher le(s) évènement(s) dans le calendrier qui ne concerne(nt) qu’un ou plusieurs salariés :

Cocher le ou les salariés concerné(s) à gauche de l’écran
Les évènements sont filtrés dans le calendrier

Par calendrier

Si plusieurs calendriers sont disponibles, il est possible de choisir les calendriers dont on souhaite afficher les évènements :

Cliquer sur Application pour afficher les évènements saisis dans le logiciel
Cliquer sur le nom d’un calendrier synchronisé pour afficher ses données
Il est également possible d’afficher plusieurs calendriers simultanément en sélectionnant les noms de calendriers à afficher

Afficher les détails d’un évènement

Cliquer sur un évènement dans le calendrier
Les détails de l’évènement s’affichent dans la partie droite de l’écran
Un lien vers la fiche correspondante permet d’accéder directement à la fiche

Types de fiches visibles dans le calendrier

Pour Sil’ESA : Les fiches bilan et entretien, et évaluation
Pour Siham : Les fiches bilan et entretien, démarche, évènement, et évaluation